Dit is Fellowes
Fellowes levert oplossingen die mensen helpen beter en productiever te werken. Denk hierbij aan luchtreinigers, papierversnipperaars, lamineermachines, zit-sta-werkoplossingen, monitorarmen en ergonomische kantoorhulpmiddelen. Een hele mooie, gevarieerde product range waarmee ze klanten in vrijwel heel Europa bedienen vanuit hun hoofdkantoor en logistiek centrum in Tilburg.
Onze oplossing
Glenn Laenen en Maurice Boom van Fellowes vertellen…
Bij zo’n gevarieerd aanbod, komt op logistiek gebied heel wat kijken. Een variatie van meer dan 1000 artikelen – tussen 0 en 75 kilo en met alle mogelijke afmetingen – verzendklaar maken, is zacht gezegd uitdagend. Een hele range aan klantspecifieke variabelen zoals maximaal gewicht en hoogte, pallet type en vervoerder, maken de uitdaging nog groter.
Het picken en stapelen van pakketten was behoorlijk bewerkelijk. De ‘puzzel’ moest steeds opnieuw gelegd worden, iets waar nieuwe of tijdelijke krachten nog niet bedreven in waren. Bovendien was de kans op beschadigingen door verkeerd stapelen aanwezig en werd er niet optimaal gebruikgemaakt van pallet- en laadruimte. Zonde van het geld en niet erg milieuvriendelijk. Dat kon en móest beter – dachten ze bij Fellowes een aantal jaren geleden.
EDC Operations Manager Maurice Boom en Logistics Solutions Engineer Glenn Laenen van Fellowes vertellen over de implementatie van StackAssist binnen de organisatie. Hoe hebben zij de samenwerking met Faes ervaren en hoe kijken zij terug op dit veelomvattende project?
StackAssist 2.0
Maurice: “Het initiatief om StackAssist te implementeren in het warehouse van Fellowes is jaren geleden al genomen. Toen werkten Glenn en ik er nog niet eens. Ook waren Erik Drissen en Harold Aling – nu onze contactpersonen bij Faes – nog niet in beeld. Onder andere door die wisselingen van de wacht is het project destijds in de koelkast gezet. Glenn en ik hebben later het stof er vanaf geblazen, omdat we dachten dat er een mooie kans lag.”
Glenn: “Ondanks dat onze voorgangers al een fundament gelegd hadden, geeft vers bloed weer nieuwe inzichten. Faes verkeerde in eenzelfde situatie. We hebben de plannen samen doorontwikkeld en zowel de doorstart van het project als het programma zelf is hierdoor uitgegroeid tot een volwassen ‘2.0.-versie’”.
10% meer productiviteit en tot 4% besparen op transportkosten
Maurice: “Wat we hebben gedaan toen Glenn en ik dit project oppakten, is opnieuw evalueren of StackAssist ons daadwerkelijk het beoogde resultaat zou opleveren. We hebben een businesscase gemaakt met testfases om de ROI enigszins te kunnen voorspellen. Volgens onze berekeningen worden we 9-10 % productiever, wat in de praktijk betekent dat we eenzelfde ordervolume met 1-2 fte minder aankunnen. Best handig met het oog op medewerkers die met pensioen gaan en de huidige arbeidskrapte.
Bovendien zouden de transportkosten (en dus ook de milieubelasting) met 3-4% omlaag gebracht kunnen worden. We zouden de implementatiekosten bovendien binnen ongeveer een jaar terugverdienen.
Door enkele hold-ups aan beide kanten is dit in praktijk anders gelopen, waardoor die terugverdientijd niet meer actueel is. Dat hoort bij de risico’s van projectmatig werken waarbij kwaliteit als prio wordt gezien. Met ons specifieke wensenpakket hebben we het Faes ook niet makkelijk gemaakt. Samen hebben we echter het pad geëffend, waardoor ik er vertrouwen in heb dat een nieuw project met bijhorende ROI accurater kan zijn. Nu we in mei 2022 gefaseerd live zijn gegaan, kunnen we deze zomer voor het eerst de financiële impact meten.”
‘Work smarter, not harder’
Maurice: “Er waren een aantal zaken die wij belangrijk vonden en waar we grote slagen mee konden behalen: efficiënter laden, waardoor we transportkosten besparen en onze milieu impact verkleinen, en logischer en veiliger stapelen, waardoor er tijd wordt bespaard in het picking proces.” 
Glenn: “Sommige medewerkers van Fellowes werken hier al tientallen jaren. Zij zijn zo ervaren dat ze het magazijn als hun broekzak kennen en precies weten in welke volgorde ze moeten stapelen. Maar mensen gaan met pensioen en nieuwe medewerkers vinden is nog een hele klus. Vervolgens duurt het een flinke tijd voor ze net zo bedreven zijn in hun vak als hun voorgangers. En om een uitzendkracht vier weken lang intensief in te werken, daar is al helemaal geen tijd voor. Wij zeggen altijd ‘work smarter, not harder’. Dat hebben we in de praktijk gebracht door StackAssist te implementeren.
Het digitale én het fysieke proces moeten op elkaar aansluiten
Glenn: “Wat ik wil benadrukken is dat je niet alle problemen direct oplost met het implementeren van een systeem als StackAssist. Het woord implementeren suggereert dat je gewoon even software moet aanschaffen en dat alles dan vanzelf op rolletjes gaat lopen. Niets is minder waar. Wij hebben bijvoorbeeld het hele magazijn gereorganiseerd om de logica van het systeem aan te laten sluiten op het fysieke proces. Het is dan bovendien belangrijk dat je stamdata klopt. Daarnaast moet je je realiseren dat het succes van een software implementatie grotendeels te maken heeft met in hoeverre de mensen in je organisatie er achter staan.
Zo hebben wij ook de afdeling planning in het verhaal betrokken. Het orders releasen zou anders gaan werken dan wat men al jaren gewend was. Om draagvlak te creëren hebben we met input van het team het proces bijna identiek kunnen houden. ”
Implementatie van een nieuw systeem heeft draagvlak nodig
Maurice: “Mensen op de vloer moeten als het ware de vaandeldragers van het systeem worden. Dat lukt alleen als de software matcht met de dagelijkse praktijk, het gaat tenslotte om hoe de gebruikers ermee omgaan. Daarom moet je hen erbij betrekken. Dat proces heeft aandacht nodig. Niet voor niets heeft Glenn 80 procent van zijn tijd aan dit project gewijd.”
Glenn: “Een systeem kan misschien 90% of meer opvangen, maar vervangt de denkkracht van een medewerker niet volledig. Die paar procenten blijven onmisbaar. Door te luisteren naar de werkvloer, trachten we nog betere systeemoutput te krijgen.”
Faes is een waardevolle partner
Maurice: “Ons gevarieerde assortiment was voor Faes wel een uitdaging. Onze samenwerking met hen laat zich daarom het best omschrijven als een wisselwerking. We zaten in hetzelfde schuitje, doordat alle betrokkenen nieuw waren in het project. We hebben het dus echt samen gedaan; het was een grote proeftuin. Zij adviseerden ons, maar op onze beurt kwamen wij ook regelmatig met waardevolle toevoegingen aan het systeem, die Faes vervolgens weer bij andere opdrachtgevers kan implementeren.”
Glenn: “We hebben de ietwat ‘agile’ aanpak en de samenwerking met Harold, Erik en IT-manager Raymond Kemmeren – Spaans als heel prettig ervaren. Een mooie wisselwerking, waarbij ervaringen en ideeën vanuit de Fellowes praktijk nu worden onderzocht of ontwikkeld door Faes. Dat de drie mannen op locatie aanwezig waren tijdens de livegang van het project zegt bovendien alles over hun betrokkenheid.”
