En hoe zorg je ervoor dat je eisenpakket wél volledig is?
In een eerdere blog vertelde ik al wat het belang is van een pakket van eisen bij het ontwikkelen van een maatwerkverpakking. In deze blog vertel ik je over wat de gevolgen kunnen zijn wanneer je een verpakking laat ontwikkelen op basis van een onvolledig eisenpakket. En wat je kunt doen om dit te voorkomen.
Als je niet voldoende aandacht besteed aan het samenstellen van je pakket van eisen, dan kan het zijn dat de randvoorwaarden en uitgangspunten niet kloppen. Met als gevolg dat de uiteindelijke verpakking niet voldoet. En is je verpakking niet optimaal, dan kan dit tot schade leiden. Schade aan je product of in de vorm van onnodig hoge kosten voor transport en opslag. Maar ook imagoschade vormt een serieus risico als het keer op keer niet lukt om je product onbeschadigd te leveren bij de klant.
Hieronder licht ik drie belangrijke risico’s verder toe:
1. Meer kosten
Een verpakking die niet voldoet aan de eisen kan op allerlei manieren hogere kosten veroorzaken. Een aantal voorbeelden:
- De verpakking beschermt onvoldoende, waardoor je producten onderweg regelmatig schade oplopen. Het product moet geretourneerd en opnieuw geleverd worden, wat extra kosten met zich meebrengt (zoals transport, administratief, handling).
- De verpakking neemt onnodig veel ruimte in bij transport en opslag, doordat de grootte buiten de normen valt, de vorm afwijkend is of er te veel ‘lucht vervoerd wordt’.
- Een verpakking die niet optimaal is, kan de levensduur van je apparatuur of gereedschappen ernstig verkorten.
Het is belangrijk om rekening te houden met alle schakels van je supply chain en hoe de productiviteit wordt beïnvloed door de verpakking.
Harold Pijs | Customer Service Manager bij Faes
2. Imagoschade en omzetverlies
Hier denk je misschien niet direct aan, maar het leveren van een verpakking die niet optimaal is kan je bedrijfsimago een flinke deuk geven. Denk hierbij aan:
- Frustraties door producten die steeds defect arriveren (lees hier meer over Defect On Arrival);
- Verpakkingen die niet representatief zijn;
- Verpakkingen die onhandig zijn of veel lucht bevatten;
- De verpakking die een kortere levensduur heeft dan de inhoud (bijvoorbeeld gereedschap);
- Een verpakking die niet duurzaam is (bedrijven zijn hier steeds alerter op).
3. Lagere productiviteit
Je project kan ernstige vertraging oplopen als de verpakking niet blijkt te voldoen. Neem je de verpakking toch in gebruik, dan heeft dat gevolgen voor de productiviteit binnen je bedrijf. Een verpakking die niet voldoet aan alle logistieke eisen of die de operatie vertraagt is inefficiënt. Bijvoorbeeld omdat in- en uitpakken onnodig veel tijd kost. Het is dus belangrijk om in je pakket van eisen rekening te houden met alle schakels in je supply chain en hoe de productiviteit beïnvloedt wordt door de verpakking.
Hoe komt het dat je pakket van eisen onvolledig is?
Er zijn meerdere oorzaken aan te wijzen, waaronder tijdsdruk, onvoldoende voorbereiding, tussentijdse wijzigingen, gebrekkige informatie en gebrek aan kennis. Wat hier vaak achter zit, is dat het belang van een pakket van eisen vooraf behoorlijk wordt onderschat.
Tijdgebrek
Het product is bijna klaar, de deadline van het product nadert. Nu alleen nog een verpakking! Tijd voor details is er niet en het project stilleggen voor de verpakking is geen optie. Tijdsdruk leidt dan tot concessies en een minder geslaagd eindresultaat.
Wijzigingen in de productontwikkeling
Het gebeurt regelmatig dat er zaken wijzigen tijdens het productontwikkelingsproces. Maar helaas komt het ook regelmatig voor dat die wijzigingen niet in het pakket van eisen terechtkomen. Dat kan grote gevolgen hebben. Het is natuurlijk wel belangrijk dat de verpakking aan de juíste specificaties voldoet.
Onvoldoende details
In hoofdlijnen staat in het pakket van eisen waaraan de verpakking moet voldoen, maar de omschrijvingen zijn onvoldoende concreet of gedetailleerd. Er staat bijvoorbeeld een maximaal gewicht vermeld, maar het is onduidelijk of dit in- of exclusief het product is. Gebrekkige informatie of informatie die op meerdere manieren te interpreteren is, kan leiden tot verkeerde keuzes bij de ontwikkeling van de verpakking.
Onvoldoende inzicht in de eisen en wensen van alle gebruikers
Het is niet altijd haalbaar om alle gebruikers van de verpakking erbij te betrekken als je het pakket van eisen opstelt. Of om de route die de verpakking in de supply chain gaat afleggen volledig te visualiseren. Dan is onvoldoende duidelijk welke risico’s de verpakking onderweg allemaal loopt.
Te weinig kennis van verpakken
Kennis van verpakkingsmaterialen is onmisbaar om het pakket van eisen goed te vertalen naar de juiste verpakkingsoplossing. Te vaak blijkt dat gemaakte keuzes in de praktijk niet haalbaar zijn. Bijvoorbeeld vanwege de eigenschappen van het gekozen materiaal. De verpakking blijkt het product in deze omstandigheden toch minder goed te beschermen dan gehoopt. Dan pas blijkt dat verpakken een vak apart is.
In deze blog delen we 6 tips met je waarmee je ervoor zorgt dat je eisenpakket voor de ontwikkeling van je maatwerkverpakking wél volledig is?
Hoe voorkom je een onvolledig pakket van eisen?
- Begin op tijd en geef het pakket van eisen de aandacht die het verdient. Zorg ervoor dat je de ruimte hebt om input te verzamelen van de gebruikers. Als je tijdig begint kun je ook nog bijsturen als de productspecificaties tussentijds wijzigen.
- Houd oog voor de details. Blijf steeds doorvragen totdat je alle aandachtspunten helder hebt.
- Verder helpt het natuurlijk om een specialist in te schakelen die kennis van zaken heeft. Mijn collega’s en ik helpen je graag om een gedegen pakket van eisen op te stellen, zodat je ook daadwerkelijk een verpakkingsoplossing krijgt die volledig aan je eisen en wensen voldoet.
Aan de slag met je pakket van eisen? Zo pak je het aan!
Heb je een vraag aan ons? Laat hem achter in het formulier hieronder of neem direct contact met ons op.
